Almacén · lectura de 6 minutos · Amparo Soler
Cómo medir recorridos en almacén con una libreta y un plano
Si te preguntamos cuántos metros camina una persona de tu almacén para preparar un pedido, ¿qué contestarías? La mayoría de jefes de almacén dan una cifra a ojo, y casi siempre se quedan cortos. No porque no conozcan su nave, sino porque el recorrido de verdad está lleno de pequeñas vueltas que nadie apunta: volver a por una etiqueta, rodear un palé que está donde no debe, ir a buscar al compañero que sabe dónde está la referencia nueva.
Medir eso no exige ningún aparato. Exige un plano, una libreta y una mañana de paciencia.
1. Consigue un plano que se parezca a la nave de hoy
El plano del proyecto de la nave sirve de base, pero rara vez coincide con lo que hay. Imprímelo en A3, sal con un metro de cinta y corrige lo que haya cambiado: estanterías añadidas, zonas de espera improvisadas, la mesa que alguien colocó junto al muelle «solo por unos días» hace tres años. Marca también puertas, columnas y los pasos que se usan de verdad (que no siempre son los pasillos previstos).
Truco de escala. Mide un pasillo largo con la cinta y anota su longitud en el margen del plano. Con esa referencia puedes estimar el resto con una regla y no hace falta medir cada tramo.
2. Elige pedidos reales, no un pedido tipo
Coge 15 o 20 pedidos de un día normal, mezclando grandes y pequeños. Un pedido inventado para la prueba siempre sale limpio; los de verdad traen la referencia que está arriba del todo, la que se acaba de reubicar y la que comparte hueco con otra parecida.
Pide permiso a la persona que va a preparar el pedido y explícale qué haces. Lo que medimos es el recorrido, no a ella. Si se siente vigilada caminará distinto y la medida no vale.
3. Dibuja el recorrido mientras ocurre
Acompaña a la persona y dibuja en el plano cada tramo con un lápiz. Cuando se pare, haz un punto y anota por qué: buscar, esperar, preguntar, coger material, dejar algo. No intentes cronometrar a la vez; de momento solo importan el trazo y las paradas.
Al terminar el pedido, numera el dibujo y pasa al siguiente. En una mañana tendrás una docena de trazos encima del mismo plano, y ahí empieza a verse el dibujo de verdad: zonas por las que se pasa constantemente, rincones a los que solo se va una vez al día y cruces donde dos personas se estorban.
4. Suma los metros con la regla
Con la escala que anotaste, mide cada trazo y súmalo. Lo que buscas no es un número exacto al metro; buscas un orden de magnitud y, sobre todo, la diferencia entre pedidos parecidos. Si dos pedidos de cinco líneas salen con 90 y con 300 metros, la pregunta es qué tenía el segundo.
Casi siempre la respuesta está en dos o tres referencias muy vendidas que viven al fondo del almacén porque «allí había sitio» cuando llegaron.
5. Cruza los trazos con la rotación
Saca del programa de gestión (o de las hojas de salida, si no hay programa) cuántas veces ha salido cada referencia en los últimos doce meses. Marca en el plano las 50 que más se mueven. Si están repartidas por toda la nave, ya sabes por qué se camina tanto.
A partir de aquí el rediseño tiene una lógica sencilla: lo que más sale, más cerca del muelle y a la altura de la mano; lo que casi no sale, arriba o al fondo. No hace falta reorganizar todo de golpe. Empieza por las 50 y vuelve a medir dos semanas después con pedidos del mismo tipo.
Lo que suele salir mal
- Medir solo el turno de mañana: el de tarde suele tener otros pedidos y otra gente.
- Olvidar la reposición, que también camina y a veces se cruza con la preparación.
- Reubicar sin contar al equipo; a la semana todo vuelve a su sitio antiguo.
Cuando acompañamos un análisis en planta, esta medición ocupa el primer día y medio. Si quieres hacerla tú antes de llamarnos, perfecto; trae el plano a la primera reunión.
Puestos de trabajo · lectura de 5 minutos · Andrés Ferrer
Puestos de trabajo que se ordenan solos (o casi)
Todos hemos visto la foto del puesto perfecto: cada herramienta con su silueta pintada en el panel, el suelo limpio, las cubetas etiquetadas. Y todos hemos visto ese mismo puesto tres meses después. ¿Qué ha pasado? Normalmente nada grave. Simplemente, el orden se diseñó para la foto y no para el viernes a las siete de la tarde.
Un puesto que se mantiene ordenado sin que nadie lo persiga tiene tres cosas en común: lo ha diseñado quien trabaja en él, cada cosa tiene un sitio evidente y recoger cuesta menos que dejarlo tirado.
Quien trabaja en el puesto lo dibuja
La primera sesión de rediseño de un puesto no la hacemos en una sala. La hacemos en el propio puesto, con la persona que lo usa en cada turno. Le pedimos que trabaje como siempre y que vaya diciendo en voz alta qué coge y para qué. Anotamos cada herramienta, cada consumible y cada vez que tiene que estirarse, agacharse o dar un paso para alcanzar algo.
Con esa lista, la pregunta es sencilla: ¿qué usas cada pocos minutos, qué usas una vez por turno y qué no has tocado en toda la semana? Lo primero va a la altura de las manos, delante. Lo segundo, a un lado. Lo tercero sale del puesto; si alguien lo echa de menos, volverá.
Una regla que nos funciona. Si para coger algo hay que mover otra cosa antes, ese objeto está mal colocado. Vale para herramientas, para cajas de tornillería y para la pistola de etiquetas.
Cada cosa con un sitio que se vea de lejos
La silueta pintada en el panel funciona, pero no es la única opción. Lo importante es que un hueco vacío se note desde dos metros: una cubeta de color distinto, una marca en la mesa, un soporte que solo admite esa herramienta. Así, antes de cerrar el turno, la persona ve de un vistazo qué falta y el encargado también.
Para los consumibles (cinta, bridas, electrodos, etiquetas) usamos dos recipientes: el que se está gastando y el de reserva detrás. Cuando el primero se vacía, se pasa el de reserva delante y el vacío va al punto de reposición. Es un sistema viejísimo y sigue siendo de lo más útil que conocemos.
Que recoger cueste menos que no hacerlo
Si devolver la herramienta a su sitio exige abrir un cajón, levantar una tapa y apartar otra cosa, al final del turno se quedará sobre la mesa. El sitio de cada cosa tiene que estar a un solo gesto. Por eso preferimos paneles abiertos y soportes a cajones, y estantes a la altura del pecho a armarios con puerta.
Y una ronda de cinco minutos al cierre, fija en el horario, con una lista corta colgada en el propio puesto: herramientas en su sitio, consumibles repuestos, pieza terminada en su zona. Cinco minutos de verdad, no «cuando dé tiempo».
¿Y cómo se sabe si funciona?
Nosotros volvemos a las cuatro semanas sin avisar y hacemos una foto del puesto a media mañana de un jueves. Si se parece al diseño, funciona. Si no, hablamos con quien trabaja allí: casi siempre hay algo que no encaja (una herramienta nueva sin sitio, un consumible que llega en otro formato) y se arregla en una tarde.
Planificación · lectura de 5 minutos · Andrés Ferrer
La reunión de 15 minutos del lunes
Hay semanas que empiezan torcidas el lunes a las nueve y ya no se enderezan. Un pedido urgente que nadie sabía que existía, una máquina parada desde el viernes, dos personas de vacaciones que no figuraban en ningún sitio. La reunión del lunes sirve para que todo eso salga a la luz antes de que cueste un día entero.
No es una reunión de dirección ni un repaso de indicadores. Es un cuarto de hora de pie, delante de un tablero, con las personas que van a mover la planta esa semana.
Quién está
El jefe de producción o de almacén, que la conduce; un encargado por zona o por turno; y alguien de la oficina comercial o de compras si los pedidos de la semana dependen de ellos. Entre cuatro y siete personas. Si sois más, la reunión deja de durar 15 minutos.
El tablero
Una pizarra, un corcho o una pantalla, lo que ya tengáis. Columnas por día de la semana y filas por recurso: máquinas, líneas, zonas del almacén o equipos de reparto. En cada casilla, lo que está previsto. No hace falta más detalle que el que se pueda leer desde un metro y medio.
Orden del día fijo, siempre el mismo:
- Qué quedó pendiente de la semana pasada (2 minutos).
- Ausencias y personas disponibles por turno (2 minutos).
- Máquinas o zonas con problemas (3 minutos).
- Carga de la semana, día por día, recurso por recurso (6 minutos).
- Quién se encarga de qué antes del miércoles (2 minutos).
Lo que no entra
Los problemas que necesitan más de un minuto de conversación se apuntan en una esquina del tablero y se tratan después, solo con quien haga falta. Esto es lo que más cuesta al principio; la tentación de resolverlo todo allí mismo es enorme. Pero si la reunión se alarga a 40 minutos, a la tercera semana la gente empieza a no venir.
El miércoles, un vistazo
A mitad de semana, el mismo grupo vuelve al tablero cinco minutos para ver qué ha cambiado. Sin sentarse. Es el momento de decidir qué se hace con los pedidos que han entrado desde el lunes: si caben, se colocan; si no, pasan a la semana siguiente con una fecha que se comunica al cliente ese mismo día.
Cómo empezar mañana
Elige una pared cerca de la planta, no en una sala de la oficina. Dibuja el tablero con cinta y rotulador. Convoca a las personas el lunes a una hora fija (las 8:15 funciona bien en muchas plantas) y respeta los 15 minutos aunque sobren temas. Las tres primeras semanas serán torpes; a la cuarta, ya no se entenderá la semana sin ella.
En el caso del taller de Alzira esta reunión fue el primer cambio que se hizo y el que más rápido se notó en el día a día del taller. Y fue también el más barato de todos.